El Sistema de Trámite Documentario, es un proyecto de Apps Minedu denominado (GEDODA), un sistema que le ayudara a llevar a cabo eficientemente la gestión de todos los documentos externos e internos en la Unidad de Gestion Educativa Local, Gobierno Regional, Direccion Regional de Educacion, Municipios, u otra institución.

1. Objetivo:
El Objetivo principal del Sistema de Tramite Documentario es permitir a las organizaciones tener un control de la ubicación física y lógica de la documentación que llega y fluye dentro de ella, así como de la que se genera al interior de la misma.

2. Alcance:
El sistema incluye los siguientes procesos:
  • Registro de Documentos (Internos y externos)
  • Despacho electrónico de los expedientes
  • Recepción electrónica de los expedientes.
  • Archivo y Digitalización de los expedientes
  • Consulta de Ubicación/Estado de un Documento a nivel local
  • Consulta de Ubicación/Estado de un Documento desde INTERNET.

3. Beneficios:
El personal involucrado goza de los siguientes beneficios:
  • Semaforización de Documentos en base a la derivación de Documento.
  • Esta semaforización es automática y va cambiando de color  los documentos en base a la derivación y actualización de los documentos en cada oficina, esto obliga a los funcionarios atender los documentos en el tiempo más urgente. (Será vergonzoso tener el buzón de documentos sin atender)
  • Disminución del tiempo promedio en el trámite  o atención de un documento, debido a que se eliminan las tareas repetitivas, evitando olvidos y/o documentos traspapelados.
  • Aumento en la productividad  gracias a la implantación  de procesos lógicos para la atención  de la documentación.
  • Aumento de la efectividad por la disminución significativa de la cantidad de actividades manuales que son las más susceptibles a errores.
  • Ahorro considerable del tiempo al no tener que sumergirse  en voluminosos archivos físicos para ubicar un determinado documento.
  • Estandarización de la documentación a nivel de la institución.

4. Algunas Capturas: